8 800 101 41 26

В процессе налоговой проверки анализируются документы организации. В первую очередь сотрудники налоговой взаимодействуют с бухгалтерией. Однако, когда возникает риск судебного разбирательства, сбором необходимых доказательств для защиты бизнеса занимаются юристы.

Составляющие успеха спора с ФНС

Прежде всего налоговая обращает внимание на должную осмотрительность при выборе контрагентов. Этот вопрос не случайно привлекает внимание налоговых органов: свою позицию по нему формулировал даже Верховный Суд РФ (определение ВС РФ от 14 мая 2020 года № 307-ЭС19-27597). Однако понятие «должной осмотрительности» довольно размыто, что создаёт определённые трудности для бизнеса. Чтобы избежать вопросов со стороны налоговых и судебных органов, важно понимать, как должна быть выстроена работа в компании.

Судебная практика показывает, что успешность спора с ФНС включает:

  1. Проявление должной осмотрительности.
  2. Правильное оформление сделки.

Однако, окончательное решение всегда остаётся за судом, даже если не удалось урегулировать проблемы с налоговой.

Как обосновать должную осмотрительность

Должная осмотрительность предполагает обязательное наличие следующих элементов:

Запрос первичных документов у контрагента

Служба безопасности компании использует специальный чек-лист — перечень документов, который требуется запросить при проверке нового партнёра. Надлежащая система проверки контрагента – основа должной осмотрительности. Анализ судебной практики показывает, что прежде всего у налоговой возникают вопросы относительно отсутствия учредительных документов на контрагента, даже если сделка вроде бы совершена, все вычеты по НДС заявлены, имеются отчёты и скачаны выписки.

Эти документы нужно запрашивать напрямую у контрагента, чтобы удостовериться в его добросовестности, даже если некоторые из них вы можете получить самостоятельно (к примеру, выписку из ЕГРЮЛ).

Создание регламента проверки контрагента или регламента согласования сделки

Основная цель этого документа заключается в закреплении бизнес-процесса согласования сделки. Регламент помогает определить, на каком этапе коммерческий отдел проводит отбор кандидатов, в какой момент подключается служба безопасности, а далее юристы закрепляют условия. В крупных организациях через этот процесс проходит несколько служб. Для небольших компаний, где процесс устроен проще, также важно определить критерии согласования сделок.

При этом необязательно создавать большой документ. Главное – просто и ясно зафиксировать процесс согласования сделок в организации. Отсутствие чёткого регламента может вызвать у ФНС мнение, что предпочтение было отдано проблемным контрагентам, их выбор является нетипичным и работа с ними мнимая, проводится для получения вычета.

Пример из практики

Организация заключила сделку, однако налоговая инспекция отказала в вычете НДС. Во время проверки обнаружили, что на сопроводительном листе по регламенту проверки стоит резолюция главного бухгалтера о его несогласии с данной сделкой.

Расследование выявило, что юристы и коммерческий отдел согласовали сделку, несмотря на решение бухгалтера. Не удалось доказать, что в данном случае была проявлена должная осмотрительность. Поскольку сделка была осуществлена с нарушением внутреннего регламента компании, было усмотрено предпочтение.

Использование стандарта проверки контрагента

Под стандартом подразумевается установленный набор критериев, которые используют при проверке контрагента. Если у компании есть различные требования к проверке поставщиков и клиентов, то такие различия нужно зафиксировать.

Сотрудник, ответственный за проверку контрагентов, должен иметь чёткий перечень критериев, по которым он проверяет и ставит отметки «проверено — не проверено», «негативное — положительное». Результат проверки он должен закрепить в отчёте о проверке контрагента.

Составление отчёта о проверке контрагента

В отчёте указывают рекомендации:

  • отказ от сотрудничества
  • сотрудничество на наиболее безопасных для компании условиях

К примеру, если потенциальный контрагент, несмотря на выявленные проблемы с долгами, предлагает нам выгодные условия, компания может закупить у него товар на условиях отсрочки платежа или, наоборот, продать ему товар на условиях предварительной оплаты.

Документы и инструменты, используемые в качестве доказательств

Должная осмотрительность обосновывается через комплекс мер и документов, которые доказывают обоснованность выбора контрагента. В этот комплекс включаются различные инструменты, начиная от простых (выписка из ЕГРЮЛ) и заканчивая более сложными, к примеру, методом скоринга.

Получение выписки из ЕГРЮЛ

Выписку из ЕГРЮЛ можно заказать самостоятельно, к примеру:

  • в Фокусе можно заказать на конкретную дату
  • скачать на сайте налоговой с подписью налоговых органов, однако нельзя загрузить выписку за предыдущий месяц

Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП – доказательство того, что на определённую дату именно этот человек занимал должность генерального директора и именно по этому адресу находилась организация.

Применение инструмента скоринга

Инструмент скоринга может заменить стандартный метод оценки контрагента. Он определяет перечень критериев, используемых при проверке контрагента, а также фиксирует негативные факторы. В сервисе Фокус реализована возможность использования скоринга.

Выгрузка важных данных

Этот метод предполагает фиксацию конкретных данных. К примеру, при обнаружении смены директора целесообразно сделать выгрузку данных о директоре и учредителях. Фиксировать нужно только критически важную информацию, избегая при этом перегрузки документа.

Экспресс-отчёт с рекомендациями

Экспресс-отчёт – аналог отчёта о проверке контрагента, который представляет собой эффективный инструмент для фиксации благоприятных и негативных факторов с точки зрения маркеров анализа. Он даёт рекомендации, которые формируются автоматически.

Однако сам по себе экспресс-отчёт не может заменить ни комплексную работу специалиста, ни выполнение всех базовых требований по проявлению должной осмотрительности.

Если вы не запросили первичные документы, значит, не убедились в том, что в реальности представляет собой компания. Отсутствие стандарта даже при наличии регламента для налоговых органов и суда может стать сигналом того, что контрагента выбирали необъективно или без должной проверки. Если есть регламент, стандарт и первичные документы, но отсутствует отчёт или если отчёт есть, но без рекомендаций, могут возникнуть вопросы:

  • почему вы выбрали именно такие условия сотрудничества
  • если контрагент считается рискованным, зачем вы заключили с ним сделку

Если вы докажете, что осознавали риски, но выбрали контрагента с учётом этих рисков и на безопасных для вас условиях, взгляд судов на ваше решение может измениться.

Как оформить сделку с контрагентом: 3 важных правила

Наличие полного комплекта документов и проявление должной осмотрительности – необходимые, но не достаточные условия. Правильное оформление сделки также очень важно.

Существует несколько обязательных правил, которых следует придерживаться.

Заключение договора в письменной форме

При заключении мелких сделок, возможно, будет достаточно оформить счёт-договор. Однако, когда дело касается крупных сделок, необходима письменная форма договора. В нём должны быть чётко прописаны условия, указанные в отчёте о проверке контрагента. К примеру, если вы требуете при поставке товаров предоплату, это должно быть зафиксировано в отчёте. Если после анализа финансового состояния контрагента вы поняли, что нужно установить ограничения на отсрочку платежа (например, не более 15 дней и не свыше определённой суммы), эти условия также должны быть чётко прописаны в договоре.

Это правило касается не только вопросов должной осмотрительности, но и работы с коммерческими рисками, независимо от наличия налоговых споров. Если сделка или товар не облагается НДС либо если бизнес применяет УСН «доходы», письменная форма договора остаётся необходимой, чтобы снизить риски.

Правильное оформление первичных бухгалтерских документов

В каждой компании существует архив бухгалтерских документов, а на каждого контрагента заведена отдельная папка с договором, актами, счетами, товарно-транспортными накладными и документами складского учёта. Однако, судя по судебной практике, важную роль играет не только наличие этих документов, но и их максимально детальное оформление.

К примеру, компания закупает арматуру. Просто указать в счёте её количество, вес и цену будет недостаточно. Налоговая и суд могут задать вопросы о том, для чего эта арматура была закуплена, как она связана с текущей деятельностью компании и с какой целью будет использоваться в будущем. Если в счетах-договорах и товарно-транспортных накладных будут чётко прописаны характеристики арматуры (например, диаметр, длина, количество штук), то по этим данным можно будет легко проследить дальнейшее использование продукции и аргументировать, почему компании необходимо было именно такое количество данного вида товара.

Если бухгалтер не уделит время детальному заполнению документации, потом это может серьёзно затруднить задачу юристам при доказывании реальности сделки и наличия в ней экономической необходимости.

В таких ситуациях сотрудничество между юристами и бухгалтерами оказывается весьма полезным. Юристы могут подсказать, как правильно оформить документы, а бухгалтеры – максимально подробно их заполнить, чтобы в будущем при необходимости эти документы могли служить доказательствами в суде.

Документальное подтверждение любой задолженности

Просто заявить о том, что у контрагента есть задолженность, недостаточно. Важно предоставить документы, подтверждающие наличие претензий, гарантийных писем и дополнительных соглашений в рамках договора. Акты сверки взаиморасчётов служат хорошим доказательством того, что должник признаёт факт задолженности.

Если суд увидит, что деньги были получены, но поставки товаров или услуг не было, и при этом компания не предпринимает никаких действий, это может вызвать подозрения в том, что сделка была необоснованной или мнимой.

Хорошие и плохие тактики в суде

Анализ практики по спорам 54.1 НК РФ позволяет разделить тактики на хорошие и плохие. К определённым доказательствам суды относятся более благосклонно, в то время как другие вызывают у них больше сомнений.

К хорошим тактикам в суде относятся:

  • организация внутреннего документооборота, который фиксирует движение материалов и товаров
  • детальный подход к оформлению первичных документов: чем подробнее вы оформляете их и чем больше указываете в документах информации о закупаемых товарах и услугах, тем выше вероятность, что суд учтёт их в вашу пользу
  • выбор безрисковых форм сотрудничества или обоснование риска. К примеру, можно застраховать товар или перевозку. Важно показать, что риск был для вас вынужденным и в какой-то степени обоснованным
  • обоснование коммерческой выгоды от сделки. Приведём пример. Компания занимается логистическими услугами и перевозками, однако для проведения сделки заказала транспортные услуги у другой компании. Налоговая обратила внимание на наличие собственного автопарка у компании и заподозрила её в заключении фиктивной сделки, в результате чего отказала в вычете НДС. Налогоплательщик пояснил, что 2 машины из 5 имеющихся находились в ремонте, 3 машины — в рейсе, а также предоставил документы, подтверждающие потребность в специфическом транспорте, которого у него не было. В результате суд принял сторону налогоплательщика и отказал налоговой в начислении штрафов

К плохим тактикам в суде относятся:

  • несоответствие ОКВЭД. Попытка объяснить заключение контракта с компанией, не имеющей соответствующих кодов по ОКВЭД, может вызвать вопросы
  • утрата первичных документов. Ситуация, при которой компания утверждает об утрате актов и накладных, выглядит подозрительно, особенно если пытается обосновать это внутренними расследованиями или пожарами на складе
  • наличие только передаточных документов. Например, если имеются только акты или товарно-транспортные накладные. При этом отсутствуют вспомогательные первичные документы (документы складского учёта, документы о переработке, перепродаже товаров и прочее), которые могли бы обосновать движение товаров, и имеется только факт передачи, то суд сочтёт сделку мнимой
  • подготовка доказательств в ходе судебного процесса. Иногда в суде внезапно появляются документы, которые при налоговой проверке отсутствовали. Налоговая инспекция может обвинить налогоплательщика в подделке документов и назначить проведение экспертизы

Подведение итогов

Чтобы успешно разрешить судебные споры с ФНС, необходимо соблюсти 3 ключевых условия:

  • корректное оформление алгоритма проявления должной осмотрительности
  • правильное оформление первичных документов
  • применение правильной тактики защиты в суде