Содержание:
Среди Ваших партнёров наверняка есть представители отраслей, на которых пандемия коронавируса отразилась наиболее тяжело: например, рестораны, турагентства, гостиницы, торгово-развлекательные центры. А это не могло не повлиять на дебиторскую задолженность.
Коронакризис вынудил большинство предпринимателей задаться вопросом: как получить гарантию возврата своих средств и не парализовать тем самым деятельность компании и финансовые потоки. Трудности не снимают с бизнесмена обязательства по уплате налогов и оплате труда персонала. Неплатежи приведут к нарушению таких обязательств со всеми вытекающими отсюда последствиями.
В новых условиях нужно не только решать вопросы с действующими партнёрами, но и суметь правильно построить взаимодействие с новыми контрагентами. К этой задаче желательно привлечь не только финансовый и юридический отделы, но и специалистов по продажам: они контактируют с клиентами непосредственно.
Что изменилось в работе с дебиторкой?
Большая часть фирм из максимально затронутых карантином отраслей практически прекратила работу. Поток клиентов сошёл на нет, движение финансов остановилось.
Давайте определим направления работы с коронакризисной дебиторской задолженностью:
- Внимательно следите за уровнем задолженности
Финансовому департаменту и отделу планирования следует учитывать все действующие ограничения, составляя план продаж. 2020 год оказался трудными для бизнеса. Ещё в начале карантинного периода предприниматели пытались предсказывать глубину падения продаж и будущее изменение дебиторской задолженности. Проанализируйте, как шли дела до пандемии, текущую ситуацию и возможные изменения в будущем.
Контрагентов можно разделить на три группы:
- вынужденно прекратившие деятельность – они едва ли смогут заплатить
- работающие с большим трудом – с их стороны ожидаются перебои с оплатой
- сохранившие нормальный режим работы – они и платить должны стабильно
Основная задача сейчас – спланировать финансовые потоки в условиях сниженных продаж. Может понадобиться отказаться для экономии от каких-то затрат или взять кредит на какие-либо нужды.
- Проанализируйте дебиторскую задолженность
Из тех партнёров, кто не закрылся, а продолжает приносить какие-то деньги, отметьте тех, у кого текущая дебиторская задолженность, и тех, у кого она просрочена. Такая сортировка поможет определить, на какие суммы можно рассчитывать.
Приоритетным сделайте в обслуживание тех клиентов, что пока продолжают приносить выручку. Продемонстрируйте им максимально возможную лояльность.
- Скорректируйте (усильте или ослабьте) некоторые меры, принимаемые в связи с дебиторской задолженностью. К примеру, можно тщательнее контролировать своевременность и корректность отражения информации по продаже товаров, а также оформления собственных документов и получение документов с подписью партнёра, а также в целом строже проверять контрагентов.
Накопленные результаты проверок пригодятся юристам, которые должны через суд взыскивать дебиторку.
Следите за уровнем дебиторки и её просрочек и возврата просрочек. Установите кредитные лимиты и правила сверхлимитных отгрузок. Делать это требовалось и раньше, но сейчас следует ужесточить контроль. Например, собирать комитет по дебиторской задолженности еженедельно, а не вдвое реже, как раньше, и регулярно готовить гарантийные письма.
Возможные ошибки
- Применять к партнёру прописанные в договоре санкции при наличии просрочки. Этот метод не поможет в нынешних условиях. Полезнее проявлять лояльность во всех случаях, кроме явно безнадёжных.
- Торопиться привлечь дополнительные деньги при росте просрочек по дебиторке. С одной стороны, кредитные средства помогут избавиться от ограничений на оплату поставщикам, что выглядит привлекательно. С другой стороны, выплата процентов по кредиту увеличит Ваши расходы в и без того тяжёлом финансовом положении.
Дебиторская задолженность в форс-мажорных обстоятельствах
Не одна компания в коронакризис столкнулась с тем, что арендодатели отказываются признать обстоятельства форс-мажорными и согласиться на приостановку арендных выплат.
Пандемия коронавируса официально признана обстоятельством непреодолимой силы. В частности, такое правило действует в Москве. В этой ситуации теряют смысл попытки применить к партнёру обычные санкции за невыполнение договорных обязательств.
Алгоритм возврата средств
Составьте списки просрочек
- Просроченная дебиторка компаний, закрывшихся во время кризиса. От партнёров из данного списка требуйте гарантийные письма. Юридический отдел Вашей фирмы должен подготовить шаблон для них писем с указанием всех реквизитов, которые понадобятся для дальнейшего использования документа в суде.
Написание гарантиек не исключает направления партнёрам претензий о появлении просрочек.
Схема работы с первым списком:
-
- написание претензии
- запрос у партнёра гарантийного письма. Следует озвучить, что Вы воздержались от начисления пени, так как понимаете положение партнёра, но корректно составленное гарантийное письмо, тем не менее, Вам необходимо
- собираете комплект документов, куда входит претензия, гарантийные письма и документация по последним отгрузкам. Проследите за наличием всех нужных подписей
- Просроченная задолженность прочих фирм. Необходимо установить, какие компании используют коронакризис как благовидный предлог для неплатежей. Такие предприятия, возможно, сохраняют относительно нормальный режим работы и отгружают свою продукцию, но перестают платить без указания причин. Начислять им пеню можно и нужно. Вычислив таких неплательщиков, подайте претензию и, если окажется, что реальные причины для неуплаты отсутствуют, займитесь взысканием долга. Нельзя пренебрегать исполнением обязательств без уважительных причин.
Если партнёр сам попросил об дополнительной отсрочке, то можно проявить к нему лояльность и согласиться на реструктуризацию долга.
Отслеживайте изменения
Регулярно мониторьте уровень обычной и просроченной дебиторки. Следите за положением дел клиента, контролируйте взаиморасчёты.
Помогайте продажникам
Если контрагент, попросивший об отсрочке, не нарушает Ваших требования слишком серьёзно и явно честно пытается платить, будьте к нему лояльны. Это касается тех клиентов, в чьей надёжности Вы уже убедились и с кем успели построить хорошие отношения.
Работникам отдела продаж следует постоянно быть на связи и знать, как мониторить клиента, оказывать помощь с оформлением гарантийных писем и иных документов, в том числе с документированием нестандартных способов оплаты, которые клиент может использовать.
Важны координация действий продажников, юристов и бухгалтерии, оперативное решение возникающих вопросов.
Специалисту по продажам следует учитывать, что нельзя оставлять без контроля ситуацию с возвратом дебиторской задолженности. Покупатель не должен забывать о своих долгах. С этой целью можно обзванивать должников, приостановивших работу. В подобных разговорах необходимо уточнять актуальное положение дел клиента: функционирует ли его предприятие, как оно защищается от кризиса, кому из своих контрагентов платит исправно, а кому платить перестало.
Если при разговоре Вы заметите, что контрагент пытается уйти от конкретных ответов, займитесь подготовкой претензии и гарантийного письма. Если Вы окончательно убедились в нелояльности клиента, начисляйте пени.
Для лояльных покупателей можно предусмотреть скидки за объёмы. Более того, можно предложить сделать скидку, если клиент оплатит задолженность вперёд.
Можно предложить и другой вариант — реструктуризацию долга. Уточните, как партнёр смог бы приступить к оплате. Возможно, маленькие суммы он готов выплачивать. Предлагайте различные варианты поддержки.
Однако, не следует пренебрегать корректным оформлением новых договорённостей.
Новые деловые партнёры
Служба безопасности должна строже подходить к проверке дееспособности и правоспособности исполнительного органа. Если безопасники заподозрят, что у компании-клиента есть административные правонарушения, по её делу усиленно работает ФССП, в составе её руководства есть дисквалифицированные лица или ей грозят крупномасштабные судебные разбирательства, то соглашаться на отсрочку выплат, скорее всего, не стоит, зато желательно проверить контрагента на надёжность, запросив несколько предоплат.