8 800 551 36 30

При подписании договоров важно защитить экономические интересы компании и максимально снизить налоговые риски. Это получится, только если бизнес-процессы в организации корректно выстроены, потенциальные партнёры тщательно проверяются, а договоры согласуются и выполняются.

Важнейший этап работы с договорами — добиться от партнёра согласия на форму документа, которая выгодна Вам. Её нужно периодически править в соответствии с изменениями как в законах, так и в практике их применения. Контролировать сроки и правильность выполнения обязательств партнёров желательно по чек-листу. Тот же чек-лист поможет исполнителю проследить за гарантийными обязательствами и вовремя подписывать документы.

  1. Подберите информационную систему для работы с договорами, и научите работников пользоваться ей.

Автоматизация большинства стандартных процедур ускорит работу.

  1. Создайте внутренние распорядительные документы, регламентирующие действия работников, отвечающих за подготовку и согласование договоров.

Нужно сделать внутренний распорядительный документ таким, чтобы он раскрыл бизнес-процесс, то есть, чтобы сотрудники из него чётко понимали свои повседневные обязанности.

В числе таких документов – Положение о договорной работе и Регламент согласования отдельных положений определенных типов договоров юридическим отделом. Регламент устанавливает, как сотрудники договорного отдела должны вести проверку договоров. Туда можно добавить таблицу по договору поставки для фирмы, которая выступает в роли покупателя или поставщика, описать изменяемые условия, внести рекомендации по решению спорных вопросов по недопустимым пунктам в договоре на перевозку или подряд. Порядок поможет увольняемым ведущим специалистам передавать дела, а тем, кто пришёл им на смену, – сориентироваться в основных рисках фирмы.

  1. Не забудьте о согласовании подготовленных регламентов со всеми сотрудниками, задействованными в процессе, и их руководством.

Возможно, понадобится провести совещания, чтобы услышать мнение исполнителей.

  1. Утвердив внутренние распорядительные документы, отслеживайте их выполнение.

Руководить за исполнением — это значит задавать правила игры. Авторитет непосредственного руководителя процессов – залог успеха в этом деле. От него зависит серьёзное отношение работников к документам и точность их соблюдения.

  1. Согласуйте формы договора.

Во избежание рисков добивайтесь одобрения собственной формы договора с максимально выгодными условиями. Допустим, когда сотрудничество предполагает гарантийные обязательства (при дополнительной поставке запчастей или ремонтных работах), необходимо определить условие пролонгации гарантийного срока на время задержки. В акте необходимо указывать даты начала и окончания поставок или работ.

Не забывайте о регулярной коррекции форм соответственно изменившимся законам и судебной практике, решениям прежних споров, а также традициям ведения бизнеса в Вашей сфере деятельности.

  1. Следите за выполнением обязательств по договору.

Что следует согласовывать с партнёром

Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.

  • Предмет договора

Если он не согласован, договор могут счесть не заключённым.

  • Схема оплаты

К примеру, всегда будет рискованно выставлять счёт на оплату в пятидневный срок. Порядок выплат, как правило, трудно поддаётся контролю. Заказчики строительных работ платят в течение десяти рабочих дней после того, как будут подписаны отдельные документы. То есть, в такой ситуации Вам заплатят после того, как генподрядчик получит средства от собственного подрядчика.

Арбитражный суд Рязанской области принял сторону истца, который требовал сдвинуть сроки завершения работ на то же время, на которое задержится их оплата, независимо от прежних дополнительных соглашений (см. Решение от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017). Договор предусматривал только оплату авансом в похожих ситуациях по ходу работы.

Суд решил, что задержка в оплате всякой работы по дополнительным соглашениям даст исполнителю право задержать исполнение всего договора до оплаты, когда не получены все деньги по остальным договорам.

  • Регламент подписания закрывающих документов

Необходим для документооборота бухгалтерии, а также для получения денег, которому закрывающие документы служат отправной точкой.

  • Условия о гарантийных обязательствах.
  • Сроки исполнения: начало и конец исполнения работ или поставки.

Если они не согласованы, договор могут счесть не заключённым.

  • Момент передачи права собственности на товар

При международных перевозках необходимо установить, когда конкретно поставщик перестанет нести ответственность за повреждение товара и сопутствующие риски. Кроме того, следует определить регламент приёмки товара по качеству, количеству и ассортименту.

Этот регламент можно позаимствовать из Инструкции Госарбитража П-6 и П-7. Они действуют и в тех ситуациях, которые договором не регулируются. Для покупателя так выгодно, потому что процесс идёт по проверенной схеме, включающей внутреннюю проверку количества и качества. Детализация порядка приёмки грозит поставщику рисками: например, уведомление и вызов поставщика, необходимость проводить приёмку совместно.

  • Добавьте условия о передаче необходимых документов в подтверждение качества закупленного товара

Сертификаты качества могут понадобиться при последующих поставках или работах. Если у материалов, применяемых на объектах, таких сертификатов не будет, эти материалы потребуется изъять из сметы. Они физически сохраняться, но не будут оплачены. Это лишний риск.

  • Срок действия контракта

Бывает, что срок действия договора закончился, но этот договор не предусматривал автоматической пролонгации, если стороны не возражают. Кстати, в чек-лист можно включить напоминание о продлении договора.

  • Оговорите зачёт требований

К примеру, договоры подряда нередко включают штрафы. Когда подрядчик нарушил нормативы по охране труда или пренебрегает контрольными процедурами, допустим, не сдаёт необходимые отчёты, пункт о зачёте требований может быть составлен таким образом, что штрафа будет вычитаться из суммы, которую Вам необходимо будет оплатить. В одностороннем порядке это тоже допустимо.

  • Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон при невыполнении или некорректном выполнении своих обязательств

Подходящий метод обеспечения обязательств – эффективное средство минимизации рисков. Хорошо себя показали такие способы обеспечения обязательств, как залог недвижимости или ипотека. Также играет роль порядок, в котором Вы планируете взыскать данное имущество: через суд или во внесудебном порядке.

Если Вы добьётесь поручительства гендиректора, то он будет солидарно отвечать за обязательства его организации. Допустим, он берёт на себя обязанность выполнить данные обязательства в заданный срок при долге в 7 миллионов рублей и наличии договора поручительства. Если обязательства не выполняются ни фирмой, ни её генеральным директором, то контрагент получит право на взыскание с них долга в любом соотношении: к примеру, 50% на 50% или 80% к 20%.

Договор поручительства можно заключать вместе с основным договором. Следует назначить срок 2-3 рабочих дня с начала просрочки на случай ненадлежащего исполнения. Тогда у поручителя наступят солидарные обязательства.

  • Порядок рассмотрения претензий

Он сыграет роль, если потребуется взыскать дебиторскую задолженность. АПК говорит, что срок хранения претензии 30 календарных дней, если в договоре не указан иной вариант. Указывать меньший срок (допустим, 14 дней) опасно тем, что претензия, направленная по юридическому адресу, может не дойти до партнёра вовремя.

  • Обращение в суд
  • Прочие значимые в Вашем случае детали договора

Инструкция при подписании договора

Рассмотрим наиболее важные моменты, о которых нужно помнить при заключении договора с контрагентом:

  • Внимательно сверьте реквизиты партнёра.

Если договор заключается с физлицом одних паспортных данных мало, следует писать место и дату рождения, (их нельзя изменить, как меняют фамилию). Если не указать место и дату рождения, есть риск, что суд откажется выдать исполнительный лист, что помешает взыскать задолженность.

В реквизитах юрлица необходимо правильно указать адрес, ОГРН и ИНН. Исполнителю договора придётся вести переписку с этим партнёром, и эта корреспонденция должна быть направлена на верный юридический адрес.

  • Проверьте полномочия лица, которое подписывает договор, оно не должно быть дисквалифицировано, а компания имеет необходимые разрешения, допуски, лицензии и т.д.

Такую проверку нужно провести до подписания договора. Рекомендуем использовать опыт отдельных банков и сделать видеозапись подписания документа, чтобы стало невозможно в дальнейшем оспорить подпись.

  • Не забудьте о парафировании договоров, это даст защиту от несанкционированных изменений.

Возможный вариант – печать с названием фирмы, поставленная на всех страницах. Подмена страниц станет невозможной, а ставить подпись на всех страницах не потребуется.

Нужно указать в бизнес-процессе, что документ парафируется только тогда, когда согласован всеми лицами.

Так руководителю не придётся, получив договор, сверять названия всех страниц и уточнять, все согласования получены, достаточно найти печать.

  • Составьте чек-лист выполнения заявленных в договоре работ.
  • Направляйте партнёру юридически важные документы Почтой России обязательно только с описью вложения.

Если Вы добавите в договор пункт об передаче документов электронной почтой, суд сочтёт это юридически значимым.

Опись вложения послужит доказательством наличия в конверте конкретных бумаг, так что контрагент лишится возможности утверждать, что письмо не пришло или что в нём были чистые листы.

  • Стремитесь добиваться от партнёра подписания формы документа, которая Вам наиболее выгодна.