Проверки ФНС по самозанятым: признаки и последствия

ФНС усиливает контроль за договорами ГПХ с самозанятыми, если такие отношения фактически похожи на трудовые. Главная цель подобных схем – незаконная минимизация НДФЛ и страховых взносов. Если инспекция докажет подмену трудового договора гражданско-правовым договором с плательщиком НПД, выплаты могут переквалифицировать в зарплату, а компании или ИП доначислить налоги, взносы, пени и штрафы.

Основные признаки риска перечисляли специалисты ФНС в своих разъяснениях. Налоговики оценивают не один отдельный критерий, а совокупность обстоятельств: график работы, регулярность выплат, зависимость исполнителя от заказчика, наличие других клиентов, документы и фактическую организацию работы.

Признаки подмены трудовых отношений договором ГПХ с самозанятым

Ключевой риск возникает, когда самозанятый формально оформлен как независимый исполнитель, но фактически работает как штатный сотрудник. В такой ситуации налоговая может сделать вывод, что договор ГПХ используется не для привлечения внешнего подрядчика, а для ухода от НДФЛ и страховых взносов.

К признакам подмены трудовых отношений гражданско-правовыми относится организационная зависимость плательщика НПД от заказчика. В частности, инспекторы обращают внимание на следующие обстоятельства:

• требование обязательной регистрации физлица в качестве плательщика НПД;
• распределение самозанятых по объектам или маршрутам исходя из производственной необходимости заказчика;
• установление заказчиком режима работы для плательщика НПД;
• непосредственный контроль и руководство работой самозанятого на объекте со стороны заказчика;
• регулярное и непрерывное взаимодействие между заказчиком и исполнителем;
• наличие графика периодичности выплат;
• привлечение самозанятых не для выполнения конкретного объема работ или услуг, а для постоянной однотипной работы в финансово-хозяйственной деятельности организации.

Если инспекторы установят факт подмены трудовых отношений договором гражданско-правового характера с самозанятым, выплаты могут признать заработной платой. Это повлечет доначисление НДФЛ и страховых взносов, а также штрафы и пени.

Как ФНС выявляет схемы с самозанятыми и плательщиками НПД

Весной 2021 года в ФНС разработали скоринговую систему «МАРМ». Она помогает выявлять подозрительные взаимоотношения заказчиков и плательщиков налога на профессиональный доход.

Компания или ИП попадают в поле зрения системы, когда самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и указывает ИНН заказчика. По этим сведениям ФНС видит, сколько самозанятых работает с одной организацией, как часто проходят выплаты, какие суммы отражены в чеках и есть ли у исполнителей другие заказчики.

Система оценивает характер отношений и присваивает риск-балл. Чем выше показатель, тем больше вероятность, что организация или ИП попадут в зону внимания инспекции.

В письме ФНС России от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@ указано, что на подмену трудовых отношений могут указывать организационная, инфраструктурная и финансовая зависимость исполнителя от заказчика. Эти признаки характеризуют плательщика НПД как лицо, фактически лишенное предпринимательской самостоятельности.

Организационная зависимость самозанятого от заказчика

Организационная зависимость означает, что заказчик не просто принимает результат услуги, а управляет процессом труда. Для договора ГПХ это опасный признак, потому что гражданско-правовые отношения должны быть ориентированы на конкретный результат, а не на подчинение исполнителя внутреннему порядку компании.

• самозанятый зарегистрировался как плательщик НПД по требованию заказчика;
• заказчик определяет продолжительность рабочего дня, смены или время отдыха;
• исполнитель работает по графику, установленному компанией;
• сотрудники заказчика руководят работой самозанятого и контролируют ее выполнение;
• самозанятый выполняет постоянную функцию, а не разовое задание.

Инфраструктурная зависимость и работа на ресурсах компании

Инфраструктурная зависимость возникает, когда исполнитель фактически встроен в производственную систему заказчика. Например, он работает в офисе или на территории компании, использует ее оборудование, материалы, инструменты или технику.

Налоговую также может насторожить ситуация, когда компания оплачивает расходы, связанные с поездками исполнителя, предоставляет рабочее место или иным образом обеспечивает условия труда. В совокупности с другими признаками это может подтверждать трудовой характер отношений.

Порядок расчетов: регулярные выплаты самозанятым

Отдельный риск – порядок оплаты услуг плательщика НПД. Расчеты с самозанятыми не должны выглядеть как выплата зарплаты штатным сотрудникам.

• вознаграждение перечисляется ежемесячно или два раза в месяц в одни и те же даты;
• даты выплат по договору совпадают с датами выплаты зарплаты сотрудникам;
• сумма оплаты фиксированная и не зависит от объема выполненных работ;
• размер вознаграждения в течение календарного года не меняется;
• оплата рассчитывается за фактически отработанные дни, а не за результат по договору.

Разъяснения ФНС и судебные признаки трудовых отношений

В письме ФНС России от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@ налоговая направила информацию по проведению мероприятий налогового контроля по НПД. Документ касается случаев, когда установлены обстоятельства, свидетельствующие о подмене трудовых отношений с привлечением физлица, уплачивающего налог на профессиональный доход.

ФНС рекомендовала учитывать судебную практику по спорам о переквалификации договоров ГПХ в трудовые. Суды поддерживают налоговые органы, если доказано, что гражданско-правовой договор фактически регулирует выполнение трудовой функции.

Среди обстоятельств, которые подтверждают трудовой характер отношений, названы:

• закрепление в предмете договора трудовой функции, а не разового задания заказчика;
• отсутствие в договоре конкретного объема работ;
• ежемесячная оплата труда в определенной сумме;
• включение исполнителя в производственную деятельность общества;
• систематический характер договоров, заключение на год или до окончания календарного года;
• подчинение внутреннему трудовому распорядку и распоряжениям работодателя;
• материальная ответственность фактического исполнителя работ;
• контроль со стороны работодателя;
• обеспечение работодателем условий труда;
• инфраструктурная зависимость, когда работа выполняется материалами, инструментами, оборудованием и на территории общества.

Признаки трудовых отношений также перечислены в Постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 29.05.2018 № 15. Среди них – личное выполнение заранее обусловленной трудовой функции в интересах, под контролем и управлением работодателя, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка и устойчивый стабильный характер отношений.

НПД, НДФЛ и страховые взносы: когда выплаты могут переквалифицировать

Согласно части 2 статьи 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима “Налог на профессиональный доход”», доходы в рамках трудовых отношений не признаются объектом налогообложения НПД. Такие выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами в установленном порядке.

Именно поэтому налоговая проверяет, не использует ли заказчик договоры с самозанятыми для незаконной оптимизации. Если отношения устойчивые, стабильные, выплаты проходят 1–4 раза в месяц, а у исполнителя нет иных клиентов или других источников дохода, риск претензий возрастает.

Сам по себе факт работы самозанятого только с одним заказчиком не запрещен. Но в сочетании с требованием зарегистрироваться как плательщик НПД, постоянной занятостью, контролем процесса и регулярной оплатой он может указывать на трудовые отношения.

При оценке налоговых рисков ФНС также ссылается на приказ ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@, которым утверждены критерии самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков. Кроме того, в письме ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@ «О практике применения статьи 54.1 Налогового кодекса Российской Федерации» указано, что документы должны отражать достоверную информацию о реальной операции и ее действительном экономическом смысле.

За какой период ФНС может доначислить НДФЛ и страховые взносы

ФНС вправе произвести доначисления за период, который охватывает налоговая проверка. По общему правилу в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период не более трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки.

Если налоговая направляет требование по выплатам, например, за 2022–2025 годы, компании нужно внимательно проверить основание запроса, перечень исполнителей, суммы и документы по каждому периоду. Само требование еще не означает автоматическую переквалификацию, но игнорировать его нельзя.

Трудовой контроль с 2026 года: новые индикаторы риска по самозанятым

С 2026 года усилился и трудовой контроль. Перечень индикаторов риска для проверок Роструда дополнили критерием по работе с самозанятыми.

По приказу Минтруда от 08.12.2025 № 685н внимание инспекции может привлечь компания или ИП, если одновременно проявляются следующие признаки:

• заказчик сотрудничает более чем с 35 самозанятыми или ИП на НПД;
• каждый исполнитель получает от этого заказчика более 35 тыс. руб. в месяц;
• средняя продолжительность работы с заказчиком превышает три месяца;
• 75% и более дохода исполнителя поступает от этого заказчика.

Этот индикатор не означает, что компанию автоматически признают нарушителем. Он показывает, что отношения похожи на трудовые и требуют дополнительной проверки.

С 2024 года в регионах также работают межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости. Если организация попадает в группу риска, ее могут вызвать на заседание комиссии Роструда и попросить пояснить, почему исполнители работают не по трудовым договорам, как оформлены отношения и почему за этих лиц не уплачиваются НДФЛ и страховые взносы как за сотрудников.

Что делать, если налоговая прислала требование по самозанятым

Если ФНС обнаружила признаки подмены трудовых отношений, сначала инспекция обычно запрашивает пояснения и документы. На этом этапе компания или ИП еще могут подтвердить, что сотрудничество с исполнителями имеет гражданско-правовой характер.

Отвечать нужно быстро, аккуратно и по существу. Ошибочные формулировки, противоречия в документах или отсутствие подтверждений могут усилить подозрения инспекции.

1. Проверьте основание запроса, срок ответа и перечень документов, которые требует налоговая.
2. Не игнорируйте требование и направьте пояснения вовремя.
3. Соберите договоры с самозанятыми, акты выполненных работ, чеки из приложения «Мой налог», технические задания, отчеты и переписку по конкретным задачам.
4. Проверьте договоры на трудовые формулировки: должность, график, оклад, премии, подчинение руководителю, обязанность соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.
5. Подготовьте аргументированный ответ по каждому вопросу инспекции.
6. Поясните, что исполнитель сам организовывал процесс, получал оплату за результат и мог сотрудничать с другими заказчиками.
7. Оцените риски по другим самозанятым, если требование пришло только по одному исполнителю.

За непредставление сведений по требованию предусмотрен штраф 5 тыс. руб., а при повторном нарушении в течение календарного года – 20 тыс. руб. Основание – статья 129.1 Налогового кодекса Российской Федерации.

Что указать в пояснениях для ФНС

В ответе нужно объяснить, почему для выполнения работ или оказания услуг привлекли внештатного специалиста, а не приняли сотрудника по трудовому договору. Также важно показать, что заказчик не руководил самозанятым и не контролировал сам процесс труда.

В пояснениях можно указать, что по факту выполнения работ стороны подписывали акты сдачи-приемки, а оплата производилась после выполнения задания. Сумма вознаграждения должна быть связана с объемом работ или услуг, а не с количеством отработанных дней.

Дополнительно можно указать, что исполнители самостоятельно организовывали свою работу и выполняли задания в порядке, предусмотренном договором. Поясните, что исполнитель самостоятельно организовывал работу и получал оплату за результат. При наличии таких фактов можно дополнительно указать, что он оказывал услуги и другим заказчикам.

Нельзя просить самозанятых искажать факты или давать заранее согласованные ответы. Но можно разъяснить им правовую разницу между договором ГПХ и трудовым договором, чтобы в общении с инспекцией они корректно описывали реальные условия сотрудничества.

Штрафы за подмену трудового договора договором ГПХ

За заключение гражданско-правового договора, который фактически регулирует трудовые отношения, работодателя могут оштрафовать по частям 4 и 5 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Размер санкций зависит от статуса нарушителя и того, является ли нарушение повторным.

Кто нарушил	Первое нарушение	Повторное нарушение
Должностное лицо	Штраф от 10 тыс. до 20 тыс. руб.	Дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет
ИП	Штраф от 5 тыс. до 10 тыс. руб.	Штраф от 30 тыс. до 40 тыс. руб.
Организация	Штраф от 50 тыс. до 100 тыс. руб.	Штраф от 100 тыс. до 200 тыс. руб.

Что делать, если договор с самозанятым признали трудовым

Если налоговая, трудовая инспекция или суд признали, что самозанятый фактически работал как сотрудник, компании придется оформить отношения по правилам Трудового кодекса Российской Федерации. Это означает не только кадровое оформление, но и налоговый перерасчет.

1. Запросите у исполнителя документы для трудоустройства: паспорт, СНИЛС, трудовую книжку при наличии, документы воинского учета для военнообязанных, а при необходимости документы об образовании или медицинские справки.
2. Издайте приказ о приеме на работу или приказ о признании отношений трудовыми с указанием даты и основания.
3. Оформите трудовой договор с даты фактического начала работы, если суд или инспекция не установили иной порядок.
4. Пересчитайте прежние выплаты как заработную плату и проверьте возможные доплаты.
5. Начислите и уплатите НДФЛ и страховые взносы по действующим тарифам.
6. Сдайте или скорректируйте отчетность, включая 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения о физлицах и ЕФС-1.
7. Учтите правило двух лет после увольнения для применения НПД по доходам от бывшего работодателя.

После переквалификации может потребоваться компенсация за неиспользованный отпуск, оплата сверхурочной работы, доплата за работу в выходные и праздничные дни, а также другие выплаты, предусмотренные трудовым законодательством или локальными актами компании. Работник вправе потребовать компенсацию морального вреда, если будут установлены нарушения его трудовых прав.

Отдельно важно помнить правило из Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ: исполнитель не может применять НПД к доходам от работодателя, если после увольнения прошло меньше двух лет. Поэтому сразу вернуться к сотрудничеству с этим же человеком как с самозанятым не получится.

Как снизить риск переквалификации работы с самозанятыми

Безопасная работа с самозанятым возможна, если исполнитель действительно остается самостоятельным подрядчиком. Он выполняет конкретные задачи, сам организует процесс, получает оплату за результат и может работать с другими заказчиками.

Чтобы снизить налоговые риски, бизнесу нужно контролировать не только договор, но и фактическую модель взаимодействия. Формальный документооборот не защитит, если по существу самозанятый подчиняется руководителю, работает по графику и получает фиксированную оплату как зарплату.

• проверяйте статус плательщика НПД перед началом сотрудничества и в процессе работы;
• заключайте договор под конкретную услугу, задание или результат;
• избегайте формулировок о должности, окладе, премиях, графике и дисциплинарной ответственности;
• оформляйте акты, чеки из «Мой налог», технические задания и отчеты;
• не устанавливайте самозанятому правила внутреннего трудового распорядка;
• не включайте исполнителя в штатные процессы как сотрудника;
• следите за регулярностью, одинаковостью и экономическим смыслом выплат.

Если налоговая уже направила требование, важно подтвердить реальный гражданско-правовой характер отношений документами и пояснениями. После ответа стоит проверить всю схему работы с плательщиками НПД: договоры, акты, чеки, порядок выплат, постановку задач и наличие признаков организационной, инфраструктурной или финансовой зависимости.