Инструкция N1 по работе со списками

Списки в Фокусе – эффективный инструмент для проверки контрагентов и поиска новых партнеров. Статья посвящена возможностям тонкостям в использовании списков,  особенностям создания и управления.

Назначение списков в Фокусе

Списки имеют обширную область применения, ограниченную исключительно фантазией пользователя. Наиболее популярные и распространенные:

• Контроль организаций-контрагентов. Новости наблюдения позволяют оперативно контролировать состояние компании-партнера. В частности, списки позволяют снизить риски при неожиданном банкротстве контрагентов, вовремя принять необходимые действия. Второй вариант – отслеживать конкурентов, можно воспользовать их слабостью в своих интересах.
• Наблюдение за физическими лицами. Списки позволяют наблюдать за за сотрудниками и вовремя увидеть появление бизнеса у работника.
• Контроль и поиск связей. Формирование «черных» списков позволяет выявлять организации с негативной репутацией. Появление их в связях у потенциальных партнеров позволит проанализировать возможные риски от заключения договора.
• Аналитические списки. Создание списков во вкладке «Аналитика» позволяет оперативно получать статистическую информацию по контрагентам, содержащую сведения о закупках, финансах, маркерах, прочих показателях.
• Систематизация сделок с контрагентами. Для контроля и удобства отслеживания сделок можно создавать соответствующие списки по заключенным, находящимся в стадии обсуждения или потенциальным контрактам. Для эффективности ведения бизнес-переговоров возможно внесение заметок с важной информацией. Тег списка может служить пометкой, отображающей стадию сделки.

Алгоритм создания списков

Процесс создания и наполнения списков максимально прост и может быть осуществлен несколькими способами:

Первый способ. Формирование списков через карточку контрагента. Необходимо открыть вкладку «Списки и наблюдение», в которой пользователю предлагается выбор готовых списков. При желании можно создавать новые списки, названия которых могут содержать буквы и цифры, и могут быть написаны на русском или иностранных языках. Кнопка  позволяет открыть список.

Фокус позволяет добавлять в списки контрагентов не только юридические лица, но и физические. При этом процесс добавления предельно прост и принципиально не отличается от алгоритма, описанного выше.

Второй способ. Для добавления большого количества организаций можно использовать возможность импорта файла с реквизитами контрагентов или просто скопировать и вставить текст с ОГРН и ИНН организаций. Фокус самостоятельно найдет контрагентов и предложит внести их в выбранный список.

Третий способ. Сохранение в список подобранных организаций. В сервисе «Подбор контрагентов» вносятся критерии формирования базы организаций, отображающие такие показатели, как выручка, вид деятельности, место регистрации. Далее пользователь нажимает вкладку «Выгрузить» и выбирает список.

У формирования списков через сохранение в них подобранных контрагентов существует ряд значимых преимуществ:

1. Спискам возможно присвоение теги в соответствии со стадией сделки – «Подготовка договора», «Отказ», « В работе» и прочие.
2. Списки можно делить по какому-то критерию, например по регионам, и давать в работу разным сотрудникам.
3. Контрагентам можно создавать заметки с дополнительной информацией: контактные данные, важные события, тонкости ведения переговоров.

Наблюдение за контрагентами

Внесенных в список контрагентов можно поставить на наблюдение. Пользователь получает возможность отслеживать важные изменения: в арбитражных делах, изменения в ЕГРЮЛ, сообщения о банкротствах, маркеры, прочие значимые моменты.

Во вкладке «Наблюдения» пользователь имеет возможность настройки уведомлений, для чего необходимо выбрать источники для наблюдения и указать электронную почту. Новости наблюдения доступны для просмотра в соответствующем разделе меню сервиса.

Отслеживание связей

Занесенная в список организация автоматически отражается в связях у других контрагентов, что позволяет отслеживать аффилированность компаний между собой. Информация отражается в блоке во вкладке «Связи» и в блоке на Сводке.

 

Аналитика и выгрузка

Выход в список на вкладке «Аналитика» обеспечивает пользователю доступ к сводной информации по контрагентам, включающей участие в госзакупках и арбитражных делах, финансовую отчетность, годовую активность, маркеры и другие важные показатели.

При необходимости возможно создание графа связей через сервис «Визуализировать список», который помогает выявить аффилированность внутри группы организаций.

Фокус позволяет выгрузить список в форматах XLSX, PDF, DOCX нажатием ссылки в блоке справа.

Функциональность списков обширна, они просты и удобны в использовании, их применение в работе с контрагентами обеспечивает эффективное управление партнерскими отношениями. Более сложные и «продвинутые» возможности списков описаны во второй части статьи.