8 800 551 36 30

Прежде чем работать с контрагентом, следует узнать, с кем вы собираетесь иметь дело. Если упустить из внимания кажущиеся незначительными детали, в будущем можно получить просроченную дебиторскую задолженность, понести убытки и долго судиться. Какие детали следует отмечать и что считать тревожным?

Отслеживая изменения по контрагентам, необходимо брать на заметку судебные разбирательства, исполнительные производства, заявления о банкротстве, а также на блокировку счетов по распоряжению налоговой службы, которая бывает при несвоевременной сдаче бухгалтерской отчётности или непоступлении обязательных платежей. Так что, если не мониторить изменения, можно столкнуться с большими неприятностями.

Ещё один источник потенциальных рисков — это неполный пакет документов, полученный от контрагента. Инспекторы могут счесть это как непроявление должной осмотрительности и сотрудничество с фирмой-однодневкой.

Вышеописанные факторы риска нередко приводят к таким неприятным ситуациям, как просроченная дебиторская задолженность (подстраховаться от этого можно, определив способ обеспечения обязательств партнёров), судебным и не только издержкам (налог на прибыль, выплата НДС при реализации), невыполнение судебных решений и вследствие всего этого — убытки.

Исключаем риски при заключении договора

Важнейшие задачи при подписании и выполнении договора — включить условия, связанные с факторами риска, в тело договора, контролировать выполнение договора, используя чек-лист, а также не забыть проверить полномочия сотрудника, который собирается подписать документ. Если этого не сделать, договор могут признать недействительным либо он окажется трудновыполнимым.

  1. Нужные условия либо вообще не прописаны в договоре, либо они являются невыгодными.

Например, рискованным условием можно счесть то, что оплачивать выполненные работы или оказанных услуги необходимо в течение четырёх рабочих дней с момента предъявления счёта. Начальной точкой, от которой отсчитываются четыре дня, в нашем случае будет дата выставления счёта, что сложно подтвердить как юридический факт.

Без печати будет трудно доказать, что счёт всё-таки предъявлялся.

  1. Нет контроля за выполнением договора (есть риск просрочить выполнение обязательств и быть оштрафованным).

От этого фактора риска вас избавит чек-лист. Он составляется после заключения договора грамотным юристом и крепится к листу согласования или непосредственно к договору.

Чек-лист уточняет, какие именно условия обязан исполнить конкретный партнёр и представляемая им компания.

  1. Отсутствует лицензия/разрешение на проведение необходимых работ.
  2. У подписанта отсутствуют полномочия, чтобы подписывать договор.

Обязательно следует убедиться в том, что сотрудник, подписывающий по доверенности договор или иные бумаги, действительно вправе это делать. Для доказательства этого могут потребоваться дополнительные документы.

  1. Валютный контроль (проблемы с этой стороны могут касаться ненадлежащего способа выполнения обязательств, что ведёт к штрафам).

Эти негативные факторы в будущем могут породить проблемы:

  • признание договора незаключённым, т.е. важные условия не согласованы контрагентами в соответствии с гражданским законодательством
  • не предусмотрен метод обеспечения заявленных обязательств. Возможное решение — указать в условиях договора неустойку, которую придётся платить партнёру, не выполнившему своих обязательств. Эту роль может сыграть как разовый штраф, так и ежедневные выплаты некой фиксированной суммы
  • возникнут препятствия для выполнения договора

К примеру, существует набор документов, который заказчик обязан сдать при сдаче-приёмке работ по договору подряда (к примеру, КС-2, КС-3, КС-6А, справка о стоимости выполненных работ, акт выполненных работ). Бывает, что необходимо предоставлять несколько экземпляров подобных документов, при этом часть из них в электронном виде, а часть — на бумаге. Если с такими документами должны разбираться 20-30 сотрудников, им будет трудно вникнуть во все детали и правильно оформить документы.

В итоге сдать готовый результат работы будет нельзя, а значит, формально вы просрочите выполнение обязательств, будете оштрафованы и понесёте убытки.

  • выполнение обязательств просрочено
  • договор признали недействительным

Вышеописанные риски могут привести к тому, что партнёр не выполняет условия договора, или к задержке получения денег. Фирма подвергается штрафам и имеет дело с просроченной дебиторской задолженностью.

Это не всегда ведёт к убыткам, при надлежащей работе в досудебном и судебном порядке и использовании неустойки риски можно снизить.

Как наладить мониторинг партнёров по бизнесу

Во-первых, существуют методы автоматизации бизнес-процессов, касающихся проверки контрагентов и мониторинга изменений у них. Для минимизации рисков, первым делом проверяйте платёжеспособность будущего партнёра и только потом заключайте договор и продолжайте работать с ним.

Во-вторых, следует держать под особым контролем соблюдение местного законодательства и внутреннего регламента фирмы. Следите за действиями работников, направленными на проверку контрагентов и их мониторинг.

В-третьих, не следует забывать о должной осмотрительности и избегать взаимодействия с фирмами-однодневками, невыполнение финансовых обязательств приводит к штрафам и судебным разбирательствам.

В качестве примера рассмотрим дело А55-2994/2017 Арбитражного суда Самарской области, связанное с тем, что «Завод Продмаш» потребовал счесть незаконными действия ИФНС по доначислению НДС и налога на прибыль, штраф и неустойки, в общей сложности превышающих 60 млн руб. В результате рассмотрения апелляции решение суда первой инстанции было отменено. Последующие попытки завода повлиять на решение апелляционной инстанции ни к чему не привели. Допрос работников организаций показал, что отдельные лица при заключении договоров на самом деле находились в тюрьме или вовсе были уже мертвы.

Не забывайте запрашивать необходимые документы от контрагентов и храните их правильно. Это уменьшит риски в будущем. Что именно нужно запрашивать:

  • учредительные документы: устав, свидетельство о государственной регистрации, ОГРН, ИНН, протокол или решение о назначении руководителя, приказ о назначении гендиректора
  • копию карточки с образцами печати и подписи (для сравнения подписей в договоре с подписью, зарегистрированной в банке)
  • договор аренды помещения по юридическому адресу
  • документы, которые докажут наличие производственных мощностей потенциального партнёра (если контрагент сдаёт в аренду недвижимость, нужен договор аренды или документы, подтверждающие собственность; если он предоставляет услуги или даёт технику в аренду, подтверждением мощности будут документы на право собственности на строительную технику или транспорт)

Важна переписка с партнёром и направленные им коммерческие предложения. Они подтверждают контакты с контрагентами, отбор контрагентов, доказательства ценовой политики, установленный регламент взаимодействия с поставщиками в случае разбирательства с налоговой инспекцией.

Если постоянно следить за деловым партнёром, можно своевременно принять верное решение и принять меры в соответствии с изменениями.

Что важно делать:

Таким образом, вы уменьшите риски без предоставления отсрочки партнёру. Если при мониторинге обнаружены подозрительные данные, нужно только созвать кредитный комитет и прекратить работу с этой компанией в рассрочку, работать теперь только по предоплате. Такую политику может предусматривать положение о товарном кредите.

  • внимательно изучать декларации и сертификаты, чтобы понять, что компания импортирует или экспортирует и из каких стран
  • в процессе взыскания дебиторской задолженности есть возможность узнать, в какой степени должник выполнил обязательства по лизинговым платежам конкретной организации. Для этого надо направить запрос от лица судебных приставов

Следует уточнить, какая часть долга выплачена, запретить уступку прав. Когда компания не справляется с обязанностью по выплате лизинговых платежей, выкупные платежи, выплаченные должником по лизингу, необходимо ему вернуть. Вы как кредитор вправе предъявить претензию на эти деньги.

  • должна быть чёткая привязка момента оплаты счёта к факту выполнения обязательств. Производить оплату необходимо в течение нескольких дней после подписания КС-2 и КС-3

Ваш партнёр может уклоняться от подписания данных документов. Когда в договоре прописано условие, что, если нет мотивированных возражений, то вы получаете право подписывать эти формы в одностороннем порядке, такой порядок действий сочтут надлежащим выполнением обязательств, а работы — выполненными. На этом основании суд потребует взыскать дебиторскую задолженность.

  • отслеживая вакансии партнёра, можно судить о его деловой активности, а также о том, каких работников ему не хватает — водителя или финансового директора

Размер заработной платы и количество вакансий, может указывать на размер организации.

  • прежде чем заключить соглашение о неразглашении коммерческой тайны, следует уточнить, что следует считать таковой

У компании должно быть положение с перечнем коммерческих тайн. Следует заключить соглашение на эту тему с партнёром и потребовать возмещения убытков в случае нарушения.

  • договор аренды офиса по юридическому адресу фирмы указывает на то, что по этому адресу расположен единоличный исполнительный орган

У партнёра вполне может быть обособленное подразделение по совсем иному адресу. Если оно есть, то полезно запрашивать договор аренды и на этот адрес.

  • получение расписки — ещё одно финансовое обязательство

Договор займа учитывается с момента фактической передачи средств, а не с момента подписания. Если установлено, что деньги не переданы, то и долг не будет признан. Если заключить договор без фактической передачи денег, потребуется дополнительное подтверждение — показания свидетелей (минимум двух) или выданное нотариусом заключение.

Проверяем платёжеспособность партнёра

Определить платёжеспособного и кредитоспособного контрагента можно по многим признакам. Отслеживать которые можно с помощью специальных автоматизированных информационных систем, к примеру Контур.Фокус.

Что именно проверяем:

Всё это послужит проявлению должной осмотрительности. Кроме того, показывает активность контрагента, его работу в различных сегментах бизнеса и реальную деятельность.