В последнее время ФНС пересматривает свой подход к оценке добросовестности налогоплательщиков и идентификации фирм-однодневок. Рассмотрим процедуры по проверке поставщиков, необходимые, чтобы подстроиться и подготовиться к будущим налоговым проверкам.
Реальность сделки
Будьте готовы подтвердить, что сделка реальна – это ключевой фактор в недавней судебной практике по фирмам-однодневкам. Так Вы сможете доказать правомерность заявленных налоговых вычетов. Реальность сделки подтверждается, если установлено, что заказчик физически получил работы, товары или услуги, прописанные в договоре и отражённые в первичных документах: товары физически переданы, работы фактически выполнены, а услуги действительно оказаны.
Что следует делать, чтобы доказать реальность сделки:
- Составить список основных типов сделок, по которым фирма привлекает подрядчиков и поставщиков. К примеру, закупка стройматериалов и привлечение к работе строителей-подрядчиков.
- Разработать и установить необходимый набор документов и прочих доказательств по сделкам из этого списка.
Тут имеется в виду не первичная документация, а именно доказательства того, что стройматериалы по договору действительно поставлялись, а строительные работы действительно велись нанятым подрядчиком. Сотрудники должны собирать такие доказательства во время выполнения сделки и в дальнейшем хранить их до налоговой проверки.
- Назначить ответственных работников, которые займутся своевременным представлением доказательств реальности заключённых сделок.
В примере со строительством в подтверждение реальности сделки можно использовать:
- пропуска на территорию объекта строительства, оформленные на работников компании-подрядчика
- пропуска для спецтехники подрядчика
- корреспонденция между Вашими сотрудниками и сотрудниками подрядчика, по деталям которой недвусмысленно видно, какая конкретно велась работа и на каком именно объекте
- фотографии стройплощадки (готового объекта) до, во время и после выполнения работ
Проявление должной осмотрительности
Заказчику следует подтвердить факт проверки всеми доступными способами благонадёжности контрагента как налогоплательщика прежде, чем заключил с ним договор. То есть, у заказчика должны быть все основания полагать, что подрядчик не ведёт махинации с налогами и не стремится к необоснованной налоговой выгоде. Да, это и есть пресловутая должная осмотрительность.
Не исключено, что поставщик или подрядчик начнёт уклоняться от налогов в дальнейшем. Если заказчик сумеет подтвердить, что на момент заключения сделки с нарушителем не был в курсе его недобросовестности (так как проявил осмотрительность при подборе партнёра и собрал базу доказательств его добропорядочности), суд признает неправомерными претензии налоговой инспекции к расходам по договору с таким партнёром и к размерам вычетов НДС.
Компании нужно пересмотреть и доработать процесс проверки потенциальных партнёров. Проверка должна быть полноценной и тщательной, а не «для галочки», то есть не должна сводиться к чисто номинальной процедуре запроса копий учредительных документов.
Внимание! При возникновении претензий к Вашим контрагентам, Вам нужно будет налоговой доказать, что в момент заключения сделки у Вас не было и не могло быть никаких оснований предполагать, что партнёр может действовать противозаконно.
Из этого следует, что нужно запрашивать у поставщика или подрядчика до заключения сделки следующий набор доказательств:
- Реальность деятельности фирмы-партнёра, у которой есть производственные мощности, трудовые и иные ресурсы для исполнения прописанных в договоре работ, офис по реальному адресу.
Для этого можно использовать, к примеру, присланный партнёром договор аренды офиса по фактическому адресу или месту выполнения работ, договор аренды склада, торговой точки, производственного или иного помещения (зависит от специфики услуг), а также финансовую отчётность, которая показывает наличие вышеописанных активов и т. д.
- Платёжеспособности партнёра, его репутации в деловых кругах, фактического опыта работы на рынке заявленных товаров (услуг, работ).
В этом качестве можно использовать такие документы, как сертификаты и лицензии подрядчика на заявленные им виды деятельности, официальные письма о партнёрстве – рекомендательные или благодарственные – от других клиентов этого подрядчика, справку, где описана история деятельности партнёра на интересующем Вас рынке.
- Информацию о субподрядчиках, если партнёр собирается их привлечь для исполнения своей части сделки. Эти компании также нужно проверить на благонадёжность.
Автоматизация проверки поставщиков
Во избежание споров с ФНС, рекомендуем перед заключением договора проверить будущего партнёра в сервисе Контур.Фокус. Сервис позволяет проанализировать на благонадёжность любую компанию или ИП, зарегистрированные в России, на основе сведений из открытых источников информации. Такой анализ позволит Вашей фирме уберечься от сделок с мошенниками, невольного участия в их махинациях и вытекающих из этого претензий со стороны госорганов.
Для быстрой проверки организации Фокус предоставляет краткую сводку основных данных о ней, важные факты и рекомендации по возможному взаимодействию. Функция Экспресс-отчёт обеспечит Вам:
- быструю и информативную проверку любой интересующей Вас фирмы
- оперативный доступ к ключевым сведениям о ней
- готовый актуальный отчёт по проверке организации
Используя сервис, Вы сэкономите усилия и время на сборе данных, их анализе, а также на оформлении результатов, а значит, быстрее примете верное решение.
Проверив на благонадёжность потенциального партнёра, следует проанализировать собранные данные. По результатам анализа можно принять три вида решений:
- решение о подписании договора, если контрагент оказался добросовестным
- отказ от намеченной сделки, если анализ показал неблагонадёжность контрагента
- решение об изменении условий будущей сделки для минимизации рисков
Анализ благонадёжности поставщиков и подрядчиков не только защитит Вас от претензий со стороны налоговых инспекторов из-за сотрудничества с фирмами-однодневками, но и уменьшит вероятность появления просроченных задолженностей. Таким путём снижается и риск проведения встречных налоговых проверок, а деловая репутация компании улучшается.