Выбор поставщика и должная осмотрительность

Государство требует от бизнеса проявлять должную осмотрительность. Требование до сих пор актуально, особенно во время кризисов, включая нынешний «Коронакризис»: состояние финансов большинства поставщиков оставляет желать лучшего, что вызывает сомнения в их надёжности. Неверный же выбор поставщика чреват не только непосредственными потерями от срыва сделки, но и излишним вниманием к Вам госслужб, доначислением налогов и подмоченной репутацией, не говоря уже о вымотанных нервах.

Критерии отбора поставщика

Существует несколько вариантов поиска поставщиков:

• рекомендации знакомых и уже проверенных партнёров
• сайты предприятий
• аукционы и тендеры
• онлайн-справочники
• отраслевые рейтинги фирм

Критерии отбора могут быть разными в зависимости от конкретной задачи, для решения которой нужен новый поставщик. Только Вы сами сможете определить оптимальный набор параметров для отбора партнёров и установить порядок их важности. Но есть ряд показателей, которые мы рекомендуем включать в этот набор всегда.

Основные ориентиры для подбора поставщика:

• цены на услуги или товары
• качество товаров и услуг
• логистика и скорость поставок
• надёжность, включая отсутствие просрочек
• расходы на транспортировку и хранение товара
• предоставление дополнительных услуг
• стабильное финансовое положение
• отсутствие претензий со стороны правоохранительных органов,
• деловая репутация
• положение фирмы на рынке
• перспектива длительного сотрудничества

Риски нового сотрудничества

Попробуем подробнее разобрать те стороны работы, которые не бросаются в глаза, но в некоторых ситуациях станут источником серьёзных проблем. Действующих поставщиков также полезно будет изучить на предмет подводных камней в совместной работе.

Проверками поставщиков занимаются не только их потенциальные клиенты, но и всевозможные контролирующие госструктуры, в том числе ФНС. Налоговая инспекция постоянно контролирует компании из разных сфер деятельности. Инспекторы могут обнаружить, что Ваш партнёр является недобросовестным налогоплательщиком или, что хуже, фирмой-однодневкой. Более того, со встречной проверкой могут прийти и к Вам как к партнёру подозрительной компании. В ходе проверки будут изучать всю историю вашего сотрудничества. Налоговики направят Вам требование о представлении документов. Выполнить это требование необходимо будет в течение 5 дней, в противном случае Вас оштрафуют на сумму 5-10 тыс. руб. Если нарушение повторится, размер штрафа может увеличиться в несколько раз.

На первый взгляд это не так страшно, ведь недобросовестным признают партнёра, а не Вас. На самом деле, пострадают и Ваши интересы: ИФНС может оспорить НДС с суммы договора, ранее принятый в зачёт. В результате Вы не сможете снизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Суды в подобных спорах, как правило, встают на сторону налоговиков. Вам потребуется предоставить судьям развёрнутое доказательство своей должной осмотрительности при подборе партнёра.

Это ещё не конец неприятностей: если Вы не сумели подтвердить, что были достаточно осмотрительным, то высока вероятность, что инспекторы назначат Вашей фирме выездную проверку.

Каких поставщиков нужно опасаться?

• слишком «молодой» бизнес. Уточните дату регистрации фирмы, намеченной в партнёры
• фирма зарегистрирована по массовому адресу, то есть по тому же адресу числится множество других фирм. Высока вероятность, что налоговики сочтут её недобросовестной
• подпись на документах ставит кто угодно, только не сам директор. Право подписи действительно могут делегировать по доверенности, но стоит проверить, есть ли она у подписанта и подлинная ли она
• директор фирмы возглавляет много других юрлиц. Если таковых 10 или больше, это считается признаком номинальной фирмы
• бизнес работает в убыток, о чём расскажет его бухгалтерская отчётность
• предложенная фирмой услуга не соответствует заявленному ей виду деятельности
• слишком большое число судебных разбирательств с участием фирмы – ещё один тревожный симптом, указывающий на необходимость пристально присмотреться к деятельности возможного партнёра
• в интернете встречается много негативных отзывов

Когда нужна особо тщательная проверка?

• планируется сделка с незнакомой организацией
• по условиям сделки требуется предоплата
• по условиям сделки предполагается отсроченный платёж или рассрочка
• партнёр зарегистрирован в другом регионе
• у партнёра замечены один или несколько вышеописанных подозрительных факторов

Контур.Фокус – проверь всех контрагентов в одном окне

Вы уже убедились, что выбор поставщика – это целое расследование: обзвонить и опросить знакомых, изучить множество источников и обнаружить скрытое. Этот труд потребует определённого набора качеств: усидчивости, внимательности, дотошности, беспристрастности, да и коммуникабельность пригодится. Поэтому большинство предпринимателей предпочитают автоматизировать эту работу. Сервис Контур.Фокус автоматически соберёт нужную информацию и выведет на экран удобочитаемую сводку. Например, маркеры благонадёжности фирмы подскажут, стоит ли рисковать, дав партнёру кредит, и не грозит ли партнёру банкротство.

Окончательное решение о выборе поставщика останется, разумеется, за Вами, однако Контур.Фокус поможет, во-первых, подобрать более надёжного контрагента, во-вторых, вовремя заметить предвестники проблем у действующего партнёра, а в третьих, собрать доказательства уже своей добросовестности и достаточной осмотрительности на случай претензий со стороны государства. Пакет документов на фирму-партнёра и послужит таким доказательством.

Используя Контур.Фокус, Вы сможете:

• избегать партнёрства с недобросовестными организациями, вовремя отсекая подозрительные и неплатёжеспособные
• выполнить требования налогового законодательства к должной осмотрительности и собрать доказательную базу на будущее
• проанализировать состояние финансов партнёра и оценить перспективу банкротства
• сэкономить трудозатраты на поиск компромата и подводных камней, ведь у Вас в браузере будет целое сыскное агентство