Проверка контрагентов необходима, чтобы избежать проблем с начислением НДС и претензий со стороны ФНС. Однако, кроме налоговых, пренебрежение такой проверкой несёт в себе и другие риски. Рискованно и брать на работу непроверенных сотрудников. Давайте рассмотрим подробно, чего конкретно следует опасаться и как это предотвратить, в том числе и путём автоматизации проверки. Использование профессиональных автоматизированных систем, например, Контур.Фокуса, не только сэкономит рабочее время, но и сделает проверку более эффективной.
Последствия сотрудничества с непроверенными с контрагентами
Первый и самый очевидный риск — налоговый. Инспекторы требуют должной осмотрительности, а статьёй 54.1 НК РФ вводится требование подтверждать реальность сделок. Есть и иные риски:
- репутационный, когда партнёрство с подозрительной компанией бросает тень и на Вас
- финансовый, когда компания-контрагент не только выглядит подозрительно, но и действительно является созданной в мошеннических целях подставной фирмой
- судебный, когда окажется, что у партнёра минимальный уставный капитал, нет имущества, зато против него уже открыто несколько судебных исков и исполнительных производств. Если Вы подадите на такое предприятие в суд, шансы на успешное возмещение понесённого Вами ущерба будут ничтожными
Рекомендуйте сервисы Контура и зарабатывайте, станьте Реферальным партнером крупной IT-компании!
Налоговый риск
Отсутствие должной осмотрительности — основной аргумент налоговиков для снятия входящего НДС. От этого несут потери не только настоящие фирмы-однодневки. Проблемы будут даже из-за ошибки в бухучёте или опоздания со сдачей отчётов у добропорядочного налогоплательщика. Ещё хуже, если контрагент окажется безответственным. Попробуем разобраться на примере.
ООО «Олень» поставило стройматериалы ООО «Папа Карло» с крупной суммой НДС. «Олень» — фирма маленькая, своего бухгалтера в штате нет. Приходящий бухгалтер посещает офис максимум дважды в неделю. Выпиской документов занимаются менеджеры, притом разные из-за большой текучки кадров. Делают они это не в 1С, а в специальном складском ПО, данные откуда не импортируются в бухгалтерию. Так как выгрузка из менеджерской базы не настроена, бухгалтер работает только с теми документами, которые ей прислали, а прислать могут и в электронном виде, и в бумажном. ООО «Папа Карло» потом вписывает присланную счёт-фактуру в книгу покупок, ставит НДС к вычету и сдаёт очередной отчёт. Таков обычный порядок работы, но однажды очередной из часто сменяющих друг друга менеджеров ООО «Олень» забыл передать бухгалтеру часть документов. Теоретически бухгалтер могла проявлять в этом деле инициативу и сама, например, запрашивать у менеджеров реестр с выписанных документов и сверяться потом с ним. Но на практике она этого не делает, так как платят ей мало.
Плохая организация внутреннего документооборота привела к тому, что в итоговую декларацию не попало несколько счетов-фактур, в том числе на ООО «Папа Карло». Налоговики потребовали от «Папы Карло» уточнённый отчёт, откуда следовало убрать часть вычетов, а вместе с тем — доплаты налогов и пеней. В ООО «Олень» гендиректору «Папы Карло» обещали разобраться с проблемой, но поиск ошибки и внесение исправлений заняли время. За это время счёт «Папы Карло» успели заблокировать.
Отметим, что подобная нелепая путаница с серьёзными последствиями — стандартная рабочая ситуация для ООО «Олень». О чём это говорит?
Контур.Призма — управление рисками по 115-ФЗ, заключайте только безопасные сделки с контрагентами и соблюдайте требования закона.
ООО «Олень» должно поработать над приведением документооборота в порядок. Необходима настройка обмена данными между бухгалтерским и складским ПО — например, такая, как в программных продуктах 1С. Автоматизация поможет избежать портящих деловую репутацию оплошностей.
ООО «Папа Карло» перед обращением к новому поставщику должно было изучить состояние его дел. Из карточки ООО «Олень» в системе Контур.Фокус «Папа Карло» узнал бы, что «Олень» уже неоднократно штрафовался за просроченные отчёты, выступает ответчиком в исках от четырёх фирм и, судя по финансовому анализу, находится на грани банкротства, а по некоторым признакам попадает в кандидаты на выездную налоговую проверку. Зная всё это заранее, «Папа Карло» отказался бы от сотрудничества с «Оленем». Такая осторожность и есть проявление пресловутой должной осмотрительности, которой требует от бизнеса ФНС.
Проверка компании в Фокусе — процедура несложная. Достаточно знать хотя бы что-то одно из этих данных: название фирмы, ФИО её главы или учредителя, ОГРН, ИНН, адрес или номер телефона. Для каждой компании и ИП собраны подробные сведения, позволяющие судить о её благополучии и добропорядочности. Например:
Карточка подозрительной компании
Без проверки контрагента неприятности могут появиться, откуда не ждали. Допустим, Вы нашли клининговую компанию для уборки своего офиса. К качеству уборки претензий нет. К бухгалтерии тоже — исполнитель вовремя предоставляет все акты. Но государственные органы внезапно затребовали полную информации по сделке с этой компанией. Выяснилось, что в её штате недостаточно работников для оказания клининговых услуг, потому все подписанные все с ней договоры сочтены сомнительными, а сама фирма под подозрением как подставная, созданная для отмывания денег. А ведь можно было проверить среднесписочную численность её сотрудников в Контур.Фокусе!
Репутационный риск
Развивающийся бизнес стремится объединиться с более успешной компанией, давно работающей на своём рынке. Запрашивает копии бухотчётности, получает выписку из ЕГРЮЛ с актуальными данными, проверяет компанию по картотеке арбитражных дел и реестрам ФССП. Ничего плохого не нашлось, предприятия объединились, участники второго из старых ООО теперь числятся участниками в новом объединённом ООО. Новая компания решила поучаствовать в госзакупках, но её заявку на участие в тендере отклонили. Причина в том, что все новые участники внесены в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). В результате фирма ещё долго не сможет участвовать в торгах.
Это был пример репутационного риска. После объединения с неблагонадёжным партнёром организация и сама стала неблагонадёжной в глазах госслужб. Ограничения, наложенные на участников фирмы-партнёра, автоматически перешли на объединённую компанию.
Потенциальные новые партнёры тоже относятся к компании с подозрением. Помните: не только Вы проверяете контрагентов, но и контрагенты проверяют Вас!
Риск можно было предотвратить, проверив компанию по РНП, а это дополнительные трудозатраты. Вам могло показаться, что проверок по разнообразным реестрам получается слишком много: ЕГРЮЛ, чёрные списки ФССП, суды, налоги, а теперь и РНП. Но в сервисе Контур.Фокус проверить всё это можно в одном окне. Вы увидите, в каких закупках фирма уже участвовала, насколько успешно и в чём её сильные стороны. В блоке «Госзакупки» есть и сведения о записях в РНП.
Кроме покупателей и поставщиков, рекомендуем проверять арендодателей и арендаторов, а также заказчиков перед участием в торгах. Если же сфера деятельности партнёра лицензирована, например, образование или медицина, то нужно удостовериться, что лицензия у него есть и она не просрочена.
Найм непроверенных соискателей
Проверять будущих сотрудников нужно так же тщательно, как контрагентов. Небрежный работодатель рискует, особенно при найме топ-менеджеров. Пренебрежение проверкой остального персонала тоже грозит неприятностями:
- в резюме написаны ложные сведения о компетенция и уровне образования, а документы об образовании подделаны
- в прошлом работник был замешан в хищении денег, мошенничестве или растрате
- работник дисквалифицирован, то есть, ему запрещено занимать некоторые должности.Если директор окажется дисквалифицированным, то новые сведения о нём не внесут в ЕГРЮЛ, то есть, занимать руководящий пост он фактически не сможет
- за соискателем числятся административные нарушения — у водителя, например, это регулярные штрафы за превышение скорости или лишение прав за езду в пьяном виде
- долги на крупную сумму
- совместитель может оказаться главой другой компании. Согласно ст. 276 ТК РФ, директор фирмы не вправе работать по совместительству без разрешения уполномоченного органа юрлица, собственника имущества организации или уполномоченного собственником лица (органа)
Образование
Проверить действительность диплома или иного документа об образовании Вы сможете на сайте Рособрнадзора. Сделать это нужно при приёме на работу сотрудника, чья компетенция требует подтверждения: например, IT-специалиста, финансиста, главбуха, экономиста или инженера. Нужнее всего — там, где от квалификации и ответственности работника зависит не только и не столько финансовый успех предприятия, сколько физическая безопасность людей: медицина, строительство, работа с детьми. Такая проверка убережёт Ваш бизнес от претензий, а возможно, и от суда. Убедитесь сами, набрав в Гугле «врач работал без диплома». Поисковая выдача вовсе не обнадёживает.
Нарушения закона, долги и суды
Выяснить, привлекался ли соискатель к суду и совершал ли административные правонарушения, можно по ФИО физлица через сайты ФССП и мирового или арбитражного суда. На сайтах судов доступны данные о запланированных заседаниях и готовые судебные акты. На сайте ФССП есть сведения о задолженностях и исполнительных листах по физлицу.
База ГИБДД покажет законопослушность водителя. По номеру водительских прав Вы проверите, подлинные ли они, не просрочены ли, а также лишался ли водитель прав и истёк ли срок лишения. При найме водителя с собственным автомобилем проверьте и машину, ведь компания возьмёт её в аренду и будет использовать от своего имени. За машиной могут числиться штрафы и ограничения, она могла фигурировать в ДТП, может находиться в розыске.
Директора или нового участника ООО нужно проверить по особым реестрам ФНС. О дисквалификации физлица уже сказано выше. Кроме того, кандидат может возглавлять фирму-однодневку, и не одну, то есть оказаться массовым директором. Поиск по ФИО и ИНН физлица в Контур.Фокусе покажет организации, в которых это лицо числится учредителем или директором сейчас либо было таковым в прошлом. Контур.Фокус наглядно показывает связи между различными компаниями и их руководителями. Маркеры благонадёжности выделят подозрительные компании. Вы можете сформировать и распечатать экспресс-отчёт по любой из найденных компаний.
Подробно о кандидате на ответственную должность можно узнать из отчёта о проверке физического лица. Там будет полный комплекс сведений от долгов по налогам до федерального розыска и включения в списки экстремистов и террористов. Эта информация поможет вовремя распознать в соискателе мошенника.
Проверяйте компании и физлиц до начала сотрудничества с ними. Автоматизированная проверка в сервисе Контур.Фокус защитит Ваш бизнес от финансовых потерь, неприятностей с госорганами и утраты деловой репутации.